Zakup świadczenia poniżej ceny detalicznej: warunki zastosowania § 2 ust. 1 pkt 26

Przepisy pozwalają wyłączyć z podstawy wymiaru składek określone korzyści związane z zakupem świadczeń po cenach niższych niż detaliczne. Dla pracodawcy jest to konkretna podstawa prawna organizowania benefitów. Jej zastosowanie wymaga jednak ustalenia uprawnienia, przedmiotu zakupu, odpłatności i rzeczywistego charakteru korzyści.

Co mówi przepis

§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe^[1] wskazuje korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, polegające na uprawnieniu do zakupu niektórych artykułów, przedmiotów lub usług po cenach niższych niż detaliczne. Przepis reguluje także przejazdy środkami lokomocji; ten odrębny fragment nie jest przedmiotem poniższego przykładu.

Nie ustanawia on jednej maksymalnej kwoty korzyści dla wszystkich zakupów ani minimalnego procentu udziału pracownika. Z braku takiego limitu nie wynika jednak, że każda kwota nazwana benefitem automatycznie spełnia warunki wyłączenia.

Pierwszy element: źródło uprawnienia

Uprawnienie powinno wynikać z aktu wskazanego w przepisie. Regulamin musi określać rzeczywistą korzyść i zasady jej nabywania. W praktyce trzeba sprawdzić, czy został prawidłowo wprowadzony, obowiązuje daną grupę i był skuteczny w okresie przyznawania świadczenia.

Sam tytuł „regulamin benefitów” nie rozstrzyga, czy dokument stanowi właściwą podstawę płacową. Należy ocenić jego treść, umocowanie i relację do pozostałych aktów obowiązujących u pracodawcy. Korzystniejsza regulacja zakładowa nie uchyla samodzielnie warunków ustalania podstawy składek.

Drugi element: rzeczywisty zakup i niższa cena

Pracownik powinien nabywać określony artykuł, przedmiot albo usługę na preferencyjnych warunkach. Dokumentacja musi umożliwiać ustalenie przedmiotu, ceny odniesienia i odpłatności. Jeżeli pracodawca kupuje usługę, potrzebne są dowody zakupu i udostępnienia jej pracownikowi.

Przykładowo pracodawca kupuje dostęp do programu za 120 zł, a pracownik ponosi 20 zł. Przy założeniu rzeczywistego świadczenia, właściwej podstawy regulaminowej i spełnienia pozostałych warunków korzyść wynosi 100 zł. Przykład pokazuje mechanizm różnicy, a nie uniwersalną cenę ani rekomendowaną proporcję finansowania. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie, III AUa 1247/24^[2].

Czy odpłatność może być symboliczna

W wyroku z 4 listopada 2025 r., III AUa 1418/25, Sąd Apelacyjny w Gdańsku wskazał, że przepis nie określa skali odpłatności i zaakceptował spełnienie tego warunku przy udziale wynoszącym 1 zł. Ten argument dotyczy przesłanki odpłatności, nie całej oceny modelu. W tej samej sprawie płatnik przegrał z innych przyczyn związanych z rzeczywistym płacowym charakterem świadczeń. Uzasadnienie wyroku^[3].

Dlatego należy unikać skrótu „wystarczy złotówka”. Właściwy wniosek brzmi: symboliczna odpłatność może spełniać jeden z warunków, ale pozostałe wymagają osobnego wykazania.

Trzeci element: wycena

§ 3 rozporządzenia składkowego^[4] określa zasady ustalania wartości świadczeń w naturze. Wskazuje najpierw ekwiwalent określony w przepisach o wynagradzaniu, a w razie jego braku reguły szczegółowe, w tym ceny zakupu rzeczy lub usług nabytych przez pracodawcę.

Dla podatku dochodowego znaczenie mają osobno art. 11 ust. 2a–2b i art. 12 ustawy o PIT^[5]. Różne podstawy prawne należy wskazać w dokumentacji rozliczenia. Cena handlowa, wartość przychodu i kwota wyłączenia powinny być ze sobą logicznie powiązane, a nie ustalane dowolnie.

Czwarty element: zgodność dokumentów z praktyką

Regulamin, umowa zakupu, zapisanie uczestnika do programu, odpłatność i lista płac powinny opisywać to samo świadczenie. Jeżeli opłata jest pobierana z wynagrodzenia, trzeba również zadbać o właściwą podstawę potrącenia. Sam zapis księgowy nie dowodzi faktycznego nabycia usługi.

Gdy wartość świadczenia zmienia się wraz z wynikami pracy lub zastępuje składnik należnego wynagrodzenia, potrzebna jest ocena rzeczywistego mechanizmu. Nie wolno zakładać, że nazwa „pozostały przychód” przesądza o wyłączeniu. Z drugiej strony sama wartość benefitu nie ustanawia nieprzewidzianego w przepisie limitu.

Pytania przedsiębiorców

Czy benefit musi być rzeczą materialną? Nie. Przepis obejmuje także usługi, a wyrok III AUa 1247/24 dotyczył usługi cyfrowej.

Czy regulamin wystarcza? Jest jednym z elementów. Potrzebne są też rzeczywisty przedmiot świadczenia, preferencyjny zakup i spełnienie pozostałych warunków.

Co sprawdzić przed wdrożeniem? Pełny obieg od źródła uprawnienia do nabycia, wyceny, odpłatności i ujęcia na liście płac. Każdy etap powinien mieć dokument, który pozwala go odtworzyć.

Przypisy i źródła

1. § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
2. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie, III AUa 1247/24
3. Uzasadnienie wyroku
4. § 3 rozporządzenia składkowego
5. art. 11 ust. 2a–2b i art. 12 ustawy o PIT