Pensja pod stołem obciąża zarząd. Co zmienia jawne rozliczenie benefitu SoCap Bonus?

Wypłata poza listą płac nie znika dlatego, że księgowość nazwie ją zaliczką. Jeżeli pieniądze otrzymuje pracownik za pracę, trzeba ustalić ich rzeczywisty charakter, rozliczyć obowiązki publicznoprawne i odzwierciedlić zdarzenie w ewidencji. Dla członka zarządu problem zaczyna się wtedy, gdy rzeczywiste wypłaty i dokumenty opisują dwa różne światy.

Inaczej należy analizować konkretny benefit cyfrowy SoCap Bonus, wykorzystujący SoCap Token: zakup usługi, częściową odpłatność pracownika i ujawnione dofinansowanie. O przewadze prawidłowego procesu decydują rzeczywiste świadczenie, rozliczenia i dowody. Sam zakup produktu nie naprawia wcześniejszych wypłat pod stołem.

100 pracowników po 3500 zł: skala problemu, nie gotowy wymiar kary

Załóżmy, że firma wypłaca 100 osobom po 3500 zł miesięcznie poza ewidencją wynagrodzeń. To 350 000 zł miesięcznie i 4 200 000 zł rocznie. Te liczby pokazują wartość nieujawnionych wypłat. Nie są automatycznie kwotą uszczuplonego podatku ani wysokością grzywny.

Aby policzyć skutki, trzeba ustalić m.in. okresy wypłat, warunki zatrudnienia, relację kwot netto i brutto, składki, pobrane zaliczki oraz sposób ujęcia wydatków. Zatajenie części pensji i całkowicie nielegalne zatrudnienie mają częściowo odmienne konsekwencje. Nie wolno też utożsamiać progu czynu w KKS z sumą gotówki przekazanej pracownikom.

Przedsiębiorca powinien jednak potraktować skalę operacji poważnie. Przy regularnym systemie wypłat dokumenty, polecenia przelewów, wiadomości i rozliczenia zaliczek mogą tworzyć ciąg dowodów wskazujących, kto organizował i zatwierdzał proceder.

Fikcyjna kasa i nierozliczone zaliczki to dwa różne stany

Jeżeli pobraną gotówkę nadal wykazuje się jako znajdującą się w kasie, księgi zawierają saldo, które nie odpowiada rzeczywistości. Jeżeli natomiast wypłatę prawidłowo zapisano jako zaliczkę dla konkretnej osoby, gotówki nie powinno już być w kasie: w ewidencji pozostaje rozrachunek. Problemem może być wówczas brak rzetelnego rozliczenia zaliczki, a nie sama wysokość salda kasowego.

Art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości stanowi:

„Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.”^[1]

Art. 20 nakazuje ujmować zdarzenia okresu na podstawie odpowiednich dowodów. Art. 26–27 regulują inwentaryzację i rozliczenie różnic. Gdy pieniądze faktycznie wydano na nieujawnione wynagrodzenia, nie można zakończyć wyjaśnienia stwierdzeniem „to tylko rozliczenie techniczne”. Technika księgowania ma odtworzyć zdarzenie, nie je zastąpić.

W jednostce stosującej ustawę o rachunkowości dopuszczenie do nierzetelnych ksiąg albo nierzetelnych danych w sprawozdaniu może podlegać art. 77 tej ustawy. Sankcją jest grzywna albo pozbawienie wolności do dwóch lat, albo obie kary łącznie. Jest to odpowiedzialność na podstawie ustawy o rachunkowości, odrębna od KKS.^[1]

Za co może odpowiadać konkretna osoba według KKS?

Punktem wyjścia są art. 1 i 4 KKS: konieczne jest ustalenie czynu, winy i wymaganej postaci strony podmiotowej. Art. 9 § 3 pozwala przypisać odpowiedzialność osobie zajmującej się sprawami gospodarczymi, zwłaszcza finansowymi, innego podmiotu — na podstawie prawa, decyzji, umowy albo faktycznego wykonywania tych spraw.^[2]

Nie wystarczy więc sam wpis „prezes” w KRS. Znaczenie mają zakres obowiązków, rzeczywiste decyzje, wiedza o wypłatach i udział w rozliczeniach. Zarazem przekazanie księgowości na zewnątrz nie usuwa odpowiedzialności osoby, która świadomie organizuje wypłaty poza ewidencją.

Przy ocenie rozliczeń trzeba rozważyć odrębne zachowania. Art. 77 i 78 KKS dotyczą wyłącznie sytuacji, w których rzeczywiście istniał obowiązek poboru lub wpłaty podatku; nie stosuje się ich automatycznie do wynagrodzenia objętego zwolnieniem opisanym poniżej:

Przepisy przewidują również warianty łagodniejsze, zależne od wartości lub wypadku mniejszej wagi. Nie należy sumować wszystkich górnych granic i przedstawiać wyniku jako kary grożącej każdemu prezesowi. Art. 77 i 78 opisują różne sytuacje: podatek pobrano i go nie wpłacono albo go nie pobrano. Ustalenie faktów musi poprzedzać kwalifikację.^[2]

Przy wypłacie pod stołem PIT może obciążyć pracodawcę, nie pracownika

Od 2022 r. obowiązuje szczególny mechanizm. Art. 21 ust. 1 pkt 151 ustawy o PIT zwalnia po stronie pracownika przychody z określonego nielegalnego zatrudnienia oraz przychody w części, której pracodawca nie ujawnił właściwym organom. Tego zwolnienia nie należy mylić z brakiem konsekwencji po stronie firmy.^[6]

W JDG wartość przychodu pracownika objętego tym przepisem staje się przychodem pracodawcy na podstawie art. 14 ust. 2 pkt 21 PIT. Art. 23 ust. 1 pkt 55c wyłącza wskazane ukryte wynagrodzenia z kosztów, a pkt 55d obejmuje określone składki. W spółce rozliczającej klasyczny CIT odpowiednikami są art. 12 ust. 1 pkt 14 oraz art. 16 ust. 1 pkt 57c–57d ustawy o CIT.^[6][7]

Dla przykładowych 4,2 mln zł ukrytych rocznych wypłat sama dodatkowa pozycja przychodu pracodawcy może mieć istotną wartość podatkową. Przy klasycznym CIT 19%, bez strat, ulg i innych korekt, jej wpływ wyniósłby 798 000 zł. Jest to ilustracja jednego mechanizmu, nie końcowy rachunek kontroli. Osobno trzeba zbadać, czy firma wcześniej bezpodstawnie zaliczyła wynagrodzenia do kosztów; nie można automatycznie liczyć korekty kosztowej, której faktycznie nie było.

Zwolnienie pracownika oznacza zarazem, że zarzutu niepobrania zaliczki nie wolno budować bez sprawdzenia, czy zaliczka w ogóle była należna. Odpowiedzialność może wiązać się z nierzetelnymi księgami lub zatajeniem przychodu samego pracodawcy; w zależności od zachowania i narażenia podatku na uszczuplenie wymagają wówczas oceny także art. 54 lub 56 KKS. Dla starszych okresów trzeba odrębnie ustalić przepisy obowiązujące w czasie czynu.^[2]

JDG i spółka z o.o.: kto odpowiada?

W jednoosobowej działalności przedsiębiorca pozostaje osobą fizyczną prowadzącą biznes. Może odpowiadać jako płatnik i sprawca własnych zachowań. Nie każda JDG prowadzi księgi rachunkowe; przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie wolno automatycznie opisywać „fałszywego bilansu” w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Nierzetelność księgi podatkowej nadal wymaga oceny według KKS.

W spółce z o.o. obowiązki podatkowe i płatnicze spoczywają na spółce, ale odpowiedzialność karno-skarbową przypisuje się konkretnym osobom fizycznym. Może to być członek zarządu albo inna osoba faktycznie zajmująca się finansami, jeśli spełnione są przesłanki odpowiedzialności. Odrębnym zagadnieniem jest odpowiedzialność majątkowa członka zarządu za zaległości podatkowe spółki z art. 116 Ordynacji podatkowej — zależna m.in. od bezskuteczności egzekucji i przesłanek uwalniających. Nie jest ona karą za sam fakt pełnienia funkcji.^[3]

Co w tym porównaniu daje SoCap Bonus?

Wyrok III AUa 1247/24 dotyczy usługi cyfrowej współfinansowanej przez pracodawcę, a nie ukrytej gotówki. Ministerstwo Finansów w informacji 687876 potwierdza przychód pracowniczy związany z dofinansowaniem. Dla prawidłowego procesu SoCap Bonus oznacza to możliwość wskazania odrębnej podstawy dla kwalifikacji składkowej oraz jawnego rozliczenia PIT.^[4][5]

Przykład pokazuje różnicę: firma kupuje konkretną usługę dla uczestnika, dokumentuje jej otrzymanie, pobiera uzgodnioną odpłatność i rozpoznaje dofinansowanie w rozliczeniu podatkowym. Dokumenty odpowiadają zdarzeniom. Nie ma potrzeby utrzymywania fikcyjnej gotówki ani fikcyjnej zaliczki tylko po to, aby ukryć dodatkową korzyść pracownika.

To nie jest obietnica, że każdy zapis oznaczony „SoCap Bonus” wyłącza KKS. Jeżeli firma nie pobierze należnego PIT albo wpisze nieprawdziwe dane, sama nazwa produktu jej nie ochroni. Obrona opiera się na wykonaniu obowiązków oraz dowodach pozwalających wykazać, co zrobiono i dlaczego.

Jak zarząd powinien sprawdzić proces?

Zarząd potrzebuje dokumentacji, która łączy decyzję o beneficie z wykonaniem. W szczególności powinien uzyskać opis usługi SoCap Bonus, podstawę uprawnienia pracownika, umowę i dokument zakupu, dowód otrzymania świadczenia, odpłatność uczestnika, wycenę dofinansowania oraz rozliczenie PIT i składek. Należy wskazać osoby odpowiedzialne za każdy etap i sposób uzgadniania kwot.

PK może służyć rozliczeniu wewnętrznemu. Nie zastępuje faktury tam, gdzie jest ona wymagana, ani dowodu realizacji usługi. Nota księgowa również nie przesądza, czy czynność jest sprzedażą, rozliczeniem pełnomocnika czy innym zdarzeniem. W dalszym obrocie prawami uczestnika trzeba osobno zweryfikować umocowanie i przepływ pieniędzy.

Badanie procesu KIKB powinno odpowiadać właśnie na te pytania. Jego praktyczną wartością jest wykrycie rozbieżności przed kontrolą i przygotowanie spójnego wyjaśnienia popartego dokumentami. Certyfikat prywatnej instytucji nie zastępuje ustawy ani decyzji organu; może dokumentować zakres przeprowadzonego badania i ustalenia w nim poczynione.

Dyskusja publiczna i źródła

Problem wypłat poza ewidencją oraz cyfrowych benefitów porusza materiał Bankier.pl z wypowiedziami Julity Szaruty, doradcy podatkowego w JSTax. Serwis oznacza go jako materiał partnera. Nie jest to stanowisko organu podatkowego ani orzeczenie sądu.

Podstawę oceny SoCap Bonus stanowią natomiast konkretne dokumenty prawne. Nowoczesne Prawo Pracy omawia znaczenie informacji EUREKA, a w naszym cyklu wyjaśniamy osobno zakres wyroku składkowego i obowiązki w PIT. Rozdzielenie tych zagadnień pozwala zarządowi podjąć decyzję na podstawie właściwych przesłanek, zamiast mylić korzystny wyrok z generalnym zwolnieniem z odpowiedzialności.

Podstawy prawne i źródła

1. Ustawa o rachunkowości, art. 4 ust. 5, art. 20–24, art. 26–27 i art. 77; Dz.U. 2026 poz. 522 ze zm.
2. Kodeks karny skarbowy, art. 1, 4, 9 § 3, art. 23, art. 53 § 21–22, art. 54, 56, 61, 77, 78 i 80; Dz.U. 2025 poz. 633 ze zm. Kwalifikacja zależy od faktów oraz ustawy właściwej czasowo zgodnie z art. 2 KKS.
3. Ordynacja podatkowa, art. 8, 30, 116; Dz.U. 2026 poz. 622 ze zm.
4. SA w Warszawie, wyrok z 19 lutego 2025 r., III AUa 1247/24, uzasadnienie s. 12–14; § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego.

5. Ministerstwo Finansów, EUREKA 687876; ustawa o PIT, art. 11–12, art. 32, 38 i 39.

6. Ustawa o PIT, art. 21 ust. 1 pkt 151, art. 14 ust. 2 pkt 21, art. 23 ust. 1 pkt 55c–55d.

7. Ustawa o CIT, art. 12 ust. 1 pkt 14, art. 16 ust. 1 pkt 57c–57d; Dz.U. 2026 poz. 554 ze zm.